2014年2月19日星期三

如何高效地开会

多背一公斤团队的安猪Linda简长长来台湾帮助台湾机构,顺便来瑞穗找我玩,但他们又有工作要做,所以用边玩边工作的方式。我们到了吉蒸牧场后,他们三个在吉蒸牧场的观景亭上面开会讨论,我带小狗在草地上玩。

等他们开了一个多小时会后,我问他们还要多久结束,我要考虑回家做饭给大家吃。结果安猪说可能还要一个小时才能结束。我说是忍不住要说出我这个旁观者对他们开会气氛的看法。

他们开会时我拿相机在乱拍,他们开会时是这样的:


每人拿着一台电脑,并不是看着同事在说话,回应的人也不迅速,完全不在状态。

我于是建议安猪,如果站起来开会,大家对着同一面,然后把讨论中的提到的项目名字、关键字写到小纸片上,然后讨论重要性和排序,这样大家脑海的思路就一致了,至少不要重复已经讨论过的部分了。安猪马上意识到了,于是要求大家把电脑合上,站起来讨论。现场没有白板和黑板,也没有大头针和软木板,我建议把纸片撕好,用大头笔或马克笔写字,然后用小石头压在桌上,这样就可以方便移动纸片,也不用担心被风吹跑。
实际效果是这样的:


这样,大家讨论的思路就一致了,很快把项目需要的工作时间定下来并结束了会议。

下午回到我家里,我把我家的大头针和软木板借给他们用


这样,开会的效率就大大提高了。

面对面开会时还对着电脑开会的坏处:
  1. 电脑会让人分心,若是做笔记,用纸笔更好; 
  2. 讨论时每个人的理解不一样,每个有脑海中的图不一样,常在重复或强调已经讨论过的部分,甚至计较于不重要的措词或细节,话题会短暂离题;
  3. 眼神交流不多,互动不足,专注度不足。
使用大头针和软木板做笔记的好处:
  1. 一目了然,直观,笔记共享,脑图共享;
  2. 关键字可移动,可重新排序,这点比手写黑板或白板方便;
  3. 不容易跑题,讨论更热烈;
高效开会,有几个要求
  1. 充分的讨论
  2. 快速的投票
要尽快达成有共识的决策,需要会议主持人掌握议程和节奏,所以主持人也很重要。

主持人是一个有话语权的角色,通常不参与投票,否则享有话语权主持人产生引导效果,引导效果导致其他与会者表达意愿不积极,从而导致会议决策不能完全体现大家的意愿,也就是不民主啦,这样的被引导的会议会埋下一些地雷,地雷就是不知道谁会在什么时候踩到的东西啦。而其他与会者也要尽可能服从或配合主持人的议程安排,还要争取一切机会表达不同看法,所以主持人不表达看法很重要,否则有观点的主持人会自觉或不自觉地压制其他人的表达。

实时在线协作工具如google docs也可以代替大头针和软木板。非面对面的讨论如网络协作时就可以用到。

PS:下图是多背一公斤的团队和我家狗狗小熊在瑞穗乡的吉蒸牧场前边的河堤上的合影,昨天的天气可真好啊,今天又下雨了,没法拍这么漂亮的照片了。



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